Vorige
Grip op je workflow > 🗂️ STACK methode (deel 4)

🗂️ STACK methode (deel 4)

Archiveren en actieve mappen gebruiken

STACK Methode (deel 4)

🌱 Lesdoelen

Na deze les kun je:

  1. Uitleggen waarom traditionele archiefmappen vaak tijdverspilling zijn.
  2. Beschrijven wat het voordeel is van één eenvoudige archiefmap.
  3. Toepassen hoe je “When”-mappen (Active folders) maakt en gebruikt.
  4. Beslissen wanneer een e-mail écht een aparte plek nodig heeft, en wanneer niet.
  5. Reflecteren op jouw eigen archiefgedrag en de gevolgen voor tijd, frustratie en overzicht.

📖 Inhoud

1. Het probleem van traditioneel archiveren

Veel mensen hebben tientallen archiefmappen: per klant, per project, per onderwerp. Het voelt georganiseerd, maar in de praktijk levert het drie grote problemen op:

  • Het kost tijd: elke mail moet in de juiste map worden geplaatst.
  • Het frustreert: twijfel → “Waar hoort dit eigenlijk?”
  • Het is vaak onnodig: onderzoeken laten zien dat 95% van de gearchiveerde mails nooit meer wordt geopend.

Rekenvoorbeeld: 100 mails per dag × 3 seconden archiveren = 20 uur per jaar, ruim 2,5 werkdag.

2. Oplossing 1: Eén archiefmap

De eenvoudigste stap is alles in één map Archive te plaatsen. Moderne zoekfuncties (Outlook, Gmail, Apple Mail) zijn krachtig genoeg om alles in seconden terug te vinden. Dit bespaart je dagen aan klikwerk.

3. Oplossing 2: Active / “When”-mappen

Soms heb je mails die je tijdelijk nodig hebt voor een specifiek project of moment. Daarvoor gebruik je When-mappen.

  • Voorbeelden: When_Presenting, When_Travel, When_Report.
  • Je gebruikt ze alleen tijdens de looptijd van het project.
  • Na afloop leeg je de map → alles terug naar Archive.

4. Drie soorten mappen in STACK

  1. Action-mappen – voor directe acties (Reply, Do, Meet, Forward, Review).
  2. Archive – één grote opslagmap voor alles wat je wilt bewaren.
  3. Active/When – tijdelijke mappen voor projecten of momenten.

Deze drieslag voorkomt chaos en houdt je mailbox overzichtelijk en betrouwbaar.

📑 Samenvatting Les 4

  • Archiveren in tientallen mappen lijkt georganiseerd, maar is inefficiënt.
  • Eén archiefmap + zoekfunctie is sneller, slimmer en ruim voldoende.
  • Gebruik When-mappen alleen tijdelijk, wanneer je veel mails voor één project nodig hebt.
  • In STACK werken we altijd met drie lagen: Action – Archive – Active.
  • Resultaat: eenvoudiger systeem, minder tijdverlies, en altijd overzicht.

🛠️ Toepassing (oefeningen)

  • Kijk naar je huidige inbox en archief:
  • Hoeveel mappen gebruik je nu?
  • Welke gebruik je dagelijks, welke bijna nooit?
  • Maak één algemene map Archive.
  • Maak daarnaast maximaal 2 When-mappen voor actuele projecten.
  • Verplaats 10 recente mails naar Archive of een van je When-mappen.

    Reflecteer:
  • Hoe voelde het om de meeste oude mappen los te laten?
  • Wat merk je aan snelheid en overzicht?

🎯 Lesuitkomsten

Na deze les:

  • Weet je waarom traditioneel archiveren niet werkt.
  • Kun je werken met één Archive map.
  • Kun je When-mappen inzetten voor tijdelijke projecten.
  • Heb je je eigen mailbox opgeschoond en eenvoudiger gemaakt.
  • Ervaar je meer overzicht en minder frustratie bij archiveren.

🔎 Reflectievragen (quiz/afsluiting)

  1. Waarom is traditioneel archiveren vaak tijdverspilling?
  2. Wat is het voordeel van één centrale archiefmap?
  3. Hoe bepaal je of een When-map nodig is?
  4. Welke drie soorten mappen gebruik je in STACK?
  5. Wat levert dit systeem jou op in tijd en rust?

Laat een reactie achter