🗂️ STACK methode (deel 2)

Het geheim achter e-mail – van berichten naar acties

STACK Methode (deel 2)

Na deze les kun je:

Uitleggen waarom e-mails geen losse berichten zijn maar acties.
Herkennen welke problemen traditionele manieren van prioriteren veroorzaken (per persoon, project, urgentie, etc.).
Uitleggen hoe actie-gebaseerde prioritering (STACK-methode) werkt.
Toepassen hoe je met actie-mappen (Reply, Do, Meet, Forward, Review) overzicht en snelheid creëert in je mailbox.
Reflecteren op je eigen manier van prioriteren en welke verbeteringen mogelijk zijn.

Casus: Je opent je inbox. Zie je berichten of zie je acties?
Vergelijking:
- Iemand ziet 50 “mails” → chaos.
- Iemand anders ziet 50 acties verdeeld in categorieën → structuur.
Denk aan de sokken vs. mokken metafoor: appels en peren door elkaar maken sorteren lastig.

👉 Opdracht
Open je eigen inbox en noteer bij 5 willekeurige e-mails:

Wat is de actie die erin verscholen zit?
Bijv. beantwoorden, plannen, lezen, doorsturen.

Het probleem met traditionele prioritering:

Standaard sorteren op datum geeft geen overzicht in wat belangrijk is.
Veelgebruikte strategieën en hun valkuilen:
- Per persoon: map per afzender → eindeloos veel mappen en zoeken.
- Per project: overzicht, maar veel onderhoud.
- Urgentie: schuiven tussen hoog/middel/laag → verandert dagelijks.
- GTD “Next Actions”: kan leiden tot een overvolle lijst en versnippering.

De oplossing: de STACK-methode → actie-mappen.

Waarom dit werkt:

Je vergelijkt appels met appels (gelijke acties bij elkaar).
Je beslist één keer → daarna overzicht.
Batchverwerking: alle replies tegelijk afhandelen, alle afspraken in één keer plannen.
Je betaalt de “e-mailbelasting” maar één keer.

Sorteren duurt gemiddeld 3 seconden per mail.
100 mails → ± 5 minuten.
700 mails (na vakantie) → ± 30 minuten.
Met sneltoetsen (“move to folder”) in Outlook, Gmail of Apple Mail gaat dit nóg sneller.
Resultaat: honderden uren per jaar teruggewonnen.

👉 Opdracht:

Maak in je mailprogramma (of op papier als simulatie) 5 mappen: Reply, Do, Meet, Forward, Review.
Sorteer 10–15 recente e-mails in deze categorieën.
Reflecteer:
- Ging het makkelijk of lastig?
- Wat viel je op aan het verschil met hoe je normaal e-mail verwerkt?
- Waar verwacht jij de meeste tijdwinst?

📑 Samenvatting Les 2

E-mails zijn geen berichten, maar acties. Elke mail vraagt iets: beantwoorden, plannen, lezen, doorsturen of uitvoeren.
Traditionele prioritering (per persoon, project of urgentie) leidt vaak tot chaos, tijdverlies en frustratie.
De STACK-methode lost dit op met 5 actie-mappen: Reply, Do, Meet, Forward, Review.
Door batchverwerking (gelijke acties in één keer) werk je sneller, rustiger en met meer overzicht.
Je beslist nog maar één keer per mail → geen eindeloos heen en weer schuiven.
Resultaat: structureel minder stress, meer focus en honderden uren per jaar teruggewonnen.

Persoonlijke oefening

Neem je huidige inbox (of een archiefmap).
Besteed 15 minuten aan het toepassen van STACK.
Maak er een dagelijkse routine van:
- Elke mail → direct beslissen: Reply, Do, Meet, Forward, Review.
Plan na een week een korte review: hoe voelde dit, hoeveel tijd scheelde het?

Na deze les:

Waarom zorgt sorteren op datum vaak voor chaos in plaats van overzicht?
Wat is het grote verschil tussen prioriteren per persoon/project en actie-gebaseerd prioriteren?
Noem de 5 actie-mappen van de STACK-methode.
Welke map verwacht jij het meest te gaan gebruiken, en waarom?
Vul aan: Na het toepassen van STACK bén ik iemand die …